Qué necesita saber sobre la verificación de antecedentes de contratistas independientes

Algunos empresarios contratan a contratistas independientes (trabajadores 1099) en lugar de los tradicionales “empleados W-2” por varias razones. Algunos empleadores prefieren contratar contratistas independientes porque a menudo es más fácil contratar y despedir a los 1099 que a los empleados regulares. Además, algunos empleadores prefieren contratistas por motivos de responsabilidad. Los empleadores suelen ser menos responsables de las acciones de los trabajadores 1099, ya que son contratistas independientes y están contratados para completar trabajos específicos y, en esencia, trabajar por cuenta propia. Aunque los contratistas independientes no son empleados “regulares”, los empleadores aún deben cumplir con las leyes laborales, incluidas las reglas que rigen la verificación de antecedentes.

Si un empleador exige una verificación de antecedentes de un contratista independiente como requisito para un puesto contratado, los empleados (1099) tendrán que someterse a la verificación, o no podrán ser tenidos en cuenta para el contrato. No obstante, tanto los empleados W-2 como los contratistas deben dar su consentimiento a la verificación de antecedentes antes de que los empleadores puedan someterlos a dicha verificación.

Si un empleado 1099 no da su consentimiento para que se realice una verificación de antecedentes de un contratista y un cliente lo examina de todos modos, el cliente estará violando las leyes federales que rigen las verificaciones de antecedentes. Continúe leyendo para obtener más información sobre los contratistas independientes, la verificación de antecedentes de los contratistas y cuándo debe comunicarse con un abogado de verificación de antecedentes si cree que sus derechos han sido violados.

¿Se puede realizar una verificación de antecedentes de un contratista independiente?

Sí, se puede verificar a los contratistas independientes. Los clientes pueden realizar verificaciones de antecedentes de contratistas independientes con ciertas condiciones. Por lo tanto, es posible realizar verificaciones de antecedentes para contratistas independientes, pero depende de varios factores.

Según la Comisión Federal de Comercio (FTC), la Ley de Informes de Crédito Justos (FCRA) protege a los trabajadores durante las verificaciones de antecedentes y se aplica tanto a los empleados permanentes como a los contratistas independientes. Sin embargo, existen críticas mixtas sobre este tema ya que algunas decisiones judiciales han decidido lo contrario.

Un modelo híbrido

La Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM) es una organización sin fines de lucro muy conocida en los espacios laborales que publicó un artículo con una sugerencia de verificación de antecedentes híbrida de líderes de opinión en esta área. Un modelo híbrido es factible ya que existe orientación mixta sobre si los contratistas independientes están protegidos por la FCRA. Algunos profesionales de verificación de antecedentes han sugerido que en lugar de argumentar en contra de la FTC o de los fallos judiciales, se debería adoptar un enfoque “híbrido”.

Tradicionalmente, muchos empleadores han aplicado los requisitos de la FCRA a TODOS los solicitantes, incluidos los contratistas independientes. Sin embargo, con un modelo híbrido, se sugiere que debería haber una política de selección separada para los contratistas independientes en la que RR.HH. debería revelar y recibir autorización de los trabajadores 1099 bajo un "propósito no laboral que sea permisible". Uno de esos propósitos es la “opción de realizar pruebas con instrucciones escritas del consumidor”. Después de este paso, se sugiere que los empleadores puedan seguir las "disposiciones de propósito laboral" de la FCRA.

Consentimiento por escrito + Disposiciones de la FCRA

Esto es lo que necesita saber como contratista: si un cliente desea realizar una verificación de antecedentes sobre usted, debe incluirse una cláusula de verificación de antecedentes de contratista independiente en el contrato de trabajo que firme. La cláusula puede mencionar algo parecido a una “verificación de antecedentes de trabajo por cuenta propia” o una cláusula de prueba de empleo para contratistas independientes que establece que el cliente solicitará que se realice una verificación de antecedentes.

Es importante que cualquier contrato que firme incluya una verificación de antecedentes para que la verificación cumpla con la ley. Si por alguna razón se realiza una verificación de antecedentes sin el consentimiento por escrito del contratista, la empresa (tanto el cliente) como la empresa de verificación pueden ser consideradas responsables por actuar sin respetar los requisitos de la ley. 

Definición de contratista independiente

Un contratista independiente es un individuo que es un "trabajador" y no es empleado de una empresa concreta, sino que trabaja para una empresa para un proyecto específico de forma contractual. Los contratistas independientes son autónomos y tienen la libertad de trabajar para varias empresas a la vez si no hay conflictos de intereses.

El IRS diferencia entre un contratista independiente y un empleado basándose en si el “pagador” o cliente tiene derecho a controlar o dirigir el resultado del trabajo de la persona y no en lo que se hará y cómo se hará. En otras palabras, los contratistas independientes tienen la libertad de hacer su trabajo como quieran sin interferencias de nadie. Lo único que un pagador tiene derecho a dirigir es el "resultado" del trabajo de un contratista independiente. 

Por ejemplo, si alguien es un conserje 1099 y es contratado para limpiar un edificio, y el cliente dice que el edificio debe limpiarse en un día y hora determinados, el conserje tiene derecho a utilizar sus herramientas preferidas para realizar el trabajo en el día y hora especificados. El cliente violaría la ley si intentara dictar cada paso del proceso de limpieza ya que el conserje no es empleado del cliente. Por otro lado, si el conserje fuera el empleado del cliente, el cliente tendría más libertad para dictar exactamente cómo se debe limpiar el edificio, qué herramientas de limpieza se deben utilizar, etc. Esencialmente, los trabajadores 1099 suelen tener más libertad para realizar sus funciones de trabajo cómo y cuándo quieran sin microgestión, mientras que los empleados no suelen tener la misma libertad. 

La importancia de realizar una verificación de antecedentes de un contratista independiente

Verificar los antecedentes de los contratistas es importante por muchas razones. Aunque los contratistas independientes pueden ser contratados para trabajos a corto plazo, son una parte integral de las empresas. 

Los contratistas pueden influir en los negocios de muchas maneras por sus acciones y carácter. Los contratistas con carácter cuestionable pueden correr el riesgo de afectar negativamente las operaciones comerciales, la reputación, los activos físicos, los empleados y el dinero. Por lo tanto, las empresas deberían considerar realizar verificaciones de antecedentes de los contratistas independientes por las siguientes razones:

• Disminuye los riesgos de contratación. La evaluación de los contratistas permite a los empleadores determinar si los contratistas representan un riesgo para la seguridad, ya que tendrán acceso a información sensible y privilegiada. 
• Verifica las calificaciones. Las verificaciones de antecedentes ayudan a verificar la información que el contratista incluyó en su solicitud.
• Promueve la seguridad en el lugar de trabajo. Al examinar los antecedentes penales de un contratista, un empleador puede evitar contratar a alguien con antecedentes violentos.
• Promueve la equidad. La evaluación de contratistas independientes puede crear una cultura de responsabilidad y justicia entre TODOS los trabajadores (tanto empleados como 1099) porque todos los trabajadores se someterán a evaluaciones antes de trabajar y no solo unos pocos seleccionados.
• Ayuda a evitar responsabilidades legales. Las verificaciones de antecedentes ayudan a evitar responsabilidad legal porque confirman la credibilidad de las credenciales, educación, experiencia laboral, etc. del solicitante.

¿Qué incluye una verificación de antecedentes de un contratista independiente?

Como contratista independiente, es posible que se pregunte qué tipo de verificación de antecedentes realizan los clientes o si alguna vez estará sujeto a una verificación. A veces, las verificaciones de antecedentes de contratistas independientes se denominan verificaciones de antecedentes para trabajadores autónomos e incluyen una variedad de información útil.

Las verificaciones de antecedentes de contratistas independientes pueden incluir una variedad de elementos de selección, que pueden incluir:

• Verificación de identidad: Edad, número de Seguro Social, fecha de nacimiento, etc.
• Verificación de empleo: Si los contratistas trabajaron para empresas en el pasado, realizar una comprobación de verificación de empleo puede ayudar a garantizar la exactitud de los puestos trabajados durante el tiempo indicado.
• Verificación de educación: Garantiza la exactitud de los estudios cursados.  
• Registros de vehículos de motor: Para algunos puestos que requieren conducir como (puestos de viajes compartidos), las verificaciones del historial de conducción son esenciales y generalmente se realizarán como un requisito previo para contratar con la empresa.
• Verificación de antecedentes penales: Una búsqueda en una base de datos criminal nacional examina los antecedentes penales de los contratistas independientes en busca de delitos anteriores, incluidos delitos violentos.
• Registro de delincuentes sexuales: Las empresas de verificación de antecedentes buscan en las bases de datos nacionales de delincuentes sexuales delitos de delincuentes sexuales.
• Verificaciones de credenciales de licencia: Estas búsquedas confirman la autenticidad de licencias, certificados y otras credenciales profesionales.
• Verificaciones de crédito: Algunos puestos de confianza, como los del sector financiero, pueden requerir una verificación de crédito.
• Verificaciones de referencia: Para los contratistas que han trabajado por cuenta propia durante la mayor parte de sus carreras, puede resultar útil validar la información que proporcionaron con declaraciones de referencia personales y profesionales.

Cómo realizar una verificación de antecedentes de un contratista independiente

La forma de realizar una verificación de contratistas dependerá de la empresa contratada para realizar la verificación de antecedentes y de si la verificación debe ser una investigación estándar o una que requiera una autorización de seguridad federal. Para las verificaciones de antecedentes estándar, se debe dar el consentimiento del candidato 1099 y se verificará su identidad (nombre, número de Seguro Social, fecha de nacimiento, etc.). Además, la verificación de antecedentes puede incluir una verificación de antecedentes penales, verificación de empleo, verificación de educación y verificación de crédito, si es relevante para el puesto.

Costos de realizar una verificación de antecedentes de un contratista independiente

El costo de realizar una verificación de antecedentes de un contratista independiente varía según la profundidad y el proveedor. Las verificaciones básicas (identidad e historial criminal) generalmente oscilan entre $20 y $50. Los controles completos (incluida la verificación de empleo y educación) cuestan entre $50 y $150. Los controles avanzados, que pueden incluir verificaciones de crédito, oscilan entre $100 y $300. Los controles de autorización de seguridad federales son los más caros y oscilan entre $ 500 y $ 2000 o más. Los costos varían según las necesidades específicas de la verificación.

¿Se puede realizar una prueba de drogas a un contratista independiente?

Sí, las empresas pueden realizar pruebas de detección de drogas a contratistas independientes, pero deben cumplir con las leyes estatales. Al igual que las verificaciones de antecedentes, las pruebas de drogas deben cumplir con las regulaciones legales. El tipo de panel de pruebas de drogas requerido depende de si el contratista es un trabajador del gobierno. De ser así, se deben cumplir los requisitos de verificación de antecedentes de los contratistas gubernamentales tanto para las pruebas de drogas como para otros exámenes de detección.

Aunque las verificaciones de antecedentes de los contratistas ayudan a proteger las empresas y los equipos, los trabajadores 1099 siguen conservando sus derechos y pueden disputar los errores cuando los descubren. Consulte con nuestros abogados de protección al consumidor.