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Por qué los líderes de Recursos Humanos deben actuar cuando las verificaciones de antecedentes salen mal

En el panorama actual de contratación, las verificaciones de antecedentes son rutinarias. Pero ¿qué sucede cuando están equivocadas?

1 de cada 5 verificaciones de antecedentes contiene un error grave – una estadística sorprendente que los responsables de Recursos Humanos no pueden ignorar. Desde identidades equivocadas hasta registros sellados o desactualizados que se informan, estos errores no solo dañan a los candidatos – también exponen a su empresa a riesgos legales y de reputación.

Como profesional de RR. HH., su trabajo no se limita solo a cubrir vacantes. Consiste en construir equipos que impulsen el crecimiento de su empresa, asegurando al mismo tiempo que sus prácticas de contratación sean legalmente correctas, éticamente justas y estén alineadas con los objetivos de diversidad, equidad e inclusión (DEI) de su compañía.

Todo comienza con esto: cuando la verificación de antecedentes de un candidato contiene errores, no los ignore. Intervenga.

¿Qué puede salir mal? Más de lo que piensa.

Los errores en verificaciones de antecedentes suelen clasificarse en estas categorías:

• Archivos mezclados: Un nombre común o una fecha de nacimiento similar puede hacer que el historial criminal de otra persona aparezca en el informe de su candidato;
• Registros sellados o desactualizados: Cargos eliminados o desestimados suelen reaparecer, aunque legalmente no deberían;
• Errores administrativos: Un solo dígito equivocado en la fecha de nacimiento o el número de Seguro Social puede arruinar una carrera.

Estos errores pueden llevar a rechazos injustos, falta de respuesta y, peor aún, demandas bajo la Ley de Informes de Crédito Justos (FCRA).

Un proceso justo no solo es correcto. Es inteligente.

Cuando ayuda a un candidato a enfrentar una verificación de antecedentes errónea, usted:

✅ Genera confianza con los solicitantes;
✅ Reduce la exposición legal;
✅ Mejora la imagen de su empresa como empleador;
✅ Demuestra liderazgo en DEI y cumplimiento;
✅ Evita demandas y sanciones regulatorias.

Y, lo más importante, trata a las personas con la dignidad que se merecen.

El lado legal: lo que exige la FCRA

La Ley de Informes de Crédito Justos (FCRA) existe para proteger a los consumidores – y eso incluye a sus candidatos.

Bajo la FCRA (15 U.S.C. § 1681b y § 1681m) usted debe:

✅ Obtener el consentimiento por escrito del candidato antes de solicitar un informe de antecedentes;
✅ Proporcionar un aviso de “acción previa adversa” si el informe contiene algo negativo que pueda afectar su decisión;
✅ Proporcionar al candidato una copia del informe y un resumen de sus derechos bajo la FCRA;
✅ Permitir tiempo (generalmente al menos 5 días hábiles) para que el candidato responda o dispute cualquier error;
✅ Solo después de eso, si la decisión es definitiva, emitir un aviso formal de “acción adversa”.

No seguir estos pasos puede derivar en demandas individuales o acciones colectivas, especialmente si su proceso afecta de manera similar a muchos candidatos.

Cómo los informes inexactos afectan a las empresas

Ignorar o manejar incorrectamente los errores en las verificaciones de antecedentes puede ocasionar:

• ❌ Pérdida de talento – Un solo error puede hacer que rechace a un candidato altamente calificado, quien luego se incorpora a su competidor;
• ❌ Disrupción operativa – Si los errores se detectan después de la contratación, pueden derivar en despidos incómodos, problemas de relaciones públicas o retrasos en proyectos;
• ❌ Exposición legal – No seguir los procedimientos de la FCRA puede generar demandas, multas e investigaciones de cumplimiento;
• ❌ Daño a la marca – Los candidatos pueden compartir en LinkedIn, Glassdoor o TikTok experiencias de ser ignorados o señalados incorrectamente, especialmente si existe sesgo;
• ❌ Escrutinio de inversores o socios – Especialmente en startups o empresas pequeñas, una gestión deficiente de contrataciones envía señales de alerta a los interesados que esperan responsabilidad y transparencia.

Haga lo correcto y reduzca riesgos

Así es como los equipos de RR. HH. pueden apoyar a los candidatos afectados y proteger sus organizaciones:

1. Capacite a su equipo de contratación

   No permita que los reclutadores traten las verificaciones de antecedentes como infalibles. Enséñeles a identificar señales de alerta en los informes que no tengan sentido, como delitos en estados desconocidos o cargos inconsistentes con la entrevista.

2. Comunique con transparencia

   Si algo parece incorrecto, no ignore al candidato. Infórmele que surgió una alerta y que recibirá una copia del informe. Anímelo a responder con información aclaratoria o documentación.

3. Oriéntelo hacia apoyo legal

   Si un candidato disputa un error —especialmente un expediente mezclado o un registro sellado—, recomiéndele recursos legales. En Consumer Attorneys PLLC trabajamos directamente con los candidatos para investigar y corregir estos problemas.

4. Implemente un proceso en cumplimiento con la FCRA

   Establezca un proceso claro y repetible para manejar acciones adversas preliminares y finales. Documente cada comunicación y permita al menos 7 días hábiles para que los candidatos respondan.

5. Evalúe a sus proveedores de verificaciones de antecedentes

   Colabore solo con empresas de cribado que coincidan con todos los identificadores completos (nombre, fecha de nacimiento, número de Seguro Social), usen fuentes de datos actuales y ofrezcan vías claras para disputar errores.

Reflexión final: Detrás de cada informe hay una persona real

Es fácil tratar las verificaciones de antecedentes como filtros mecánicos – pero la verdad es que están construidos por sistemas imperfectos. Y a veces, se equivocan gravemente.

Cuando eso ocurre, RR. HH. tiene una elección: quedarse en silencio o actuar.

Si está listo para proteger sus contrataciones, su proceso y su marca, asegúrese de que su equipo cumpla con la FCRA y nunca deje a un candidato desprotegido por un error ajeno.